Espace RH
Assistants RH
Gagner du temps sur l’administratif RH sans jamais exposer les données des salariés.
Assistant(e)s ressources humaines, fonctions administratives et encadrement
Programme
Objectifs
- Rédiger avec l’IA des offres d’emploi, fiches de poste et courriers RH conformes et non discriminants
- Préparer les entretiens professionnels et les parcours d’intégration à partir de trames génériques
- Organiser une bibliothèque de prompts et des assistants personnalisés pour les tâches récurrentes
- Appliquer la charte d’usage : outils autorisés, données interdites, validation humaine
1Atelier commun – Fondamentaux et cadre juridique (Module 1, 1 jour)
- Fonctionnement d’un LLM : génération probabiliste, fenêtre de contexte, hallucinations, biais
- Méthode de prompt R-C-T-F-C : Rôle, Contexte, Tâche, Format, Contraintes – itération et exemples
- Cadre juridique : AI Act, RGPD, Code du travail, propriété intellectuelle – autorisé / encadré / interdit
- Exercices : prompt pauvre → prompt riche, chasse à l’hallucination, anonymisation, binômes
2Recrutement et intégration
- Offres d’emploi conformes : pas de limite d’âge (L5331-2), rédaction en français (L5331-4), critères non discriminants (L1132-1)
- Fiches de poste, grilles d’entretien structurées, parcours d’intégration des nouveaux arrivants
- Tri de CV assisté : information préalable des candidats (L1221-8), décision humaine, usage « à haut risque » au sens de l’AI Act
3Administration du personnel
- Courriers types, convocations, notes d’information, réponses aux questions fréquentes des salariés
- Veille juridique sociale : l’IA signale, Légifrance et le Code du travail numérique confirment
- Tableaux de bord RH à partir de données agrégées ou pseudonymisées
4Développement des compétences
- Trames d’entretien professionnel et de recueil des besoins de formation
- Préparation du plan de développement des compétences
5Gouvernance et industrialisation (Module 2)
- Charte d’usage de l’IA, registre des usages, information-consultation du CSE
- Bibliothèque de prompts partagée, assistants personnalisés, automatisations sans code avec validation humaine
- Conduite du changement : référents, plan à 90 jours, indicateurs collectifs
Outils conseillés
Assistant IA validé par l’organisme
Rédaction de courriers, offres, fiches de poste, synthèses
Vigilance : Offre pro ou entreprise uniquement ; aucune donnée nominative de salarié
Microsoft 365 Copilot ou Gemini pour Workspace
Rédaction et synthèse dans les outils bureautiques
Vigilance : Vérifier les droits d’accès aux dossiers partagés
Code du travail numérique
Vérifier une règle de droit du travail
Vigilance : Source officielle à préférer à la réponse d’une IA
Ouvrir le site ↗Légifrance
Texte exact des articles cités
Vigilance : Vérifier la version en vigueur
Ouvrir le site ↗CNIL – ressources RH
Référentiel de gestion du personnel, durées de conservation
Vigilance : Base du registre RGPD
Ouvrir le site ↗Power Automate, Make, Zapier
Chaînes automatisées (formulaire → brouillon → validation)
Vigilance : Contrat RGPD avec l’éditeur, étape de validation humaine obligatoire
Exemples d’outils : le choix final relève de l’organisme, après vérification du contrat RGPD, de la localisation des données et de la non-réutilisation pour l’entraînement.
Bibliothèque de prompts
Remplacez les éléments entre [crochets] par des informations anonymisées, puis relisez le résultat avec la grille de vérification.
Offre d’emploi conforme
Tu es chargé(e) de recrutement dans un organisme de formation. Contexte : poste de [intitulé], [CDI/CDD], [temps de travail], basé à [ville], rattaché à [service]. Tâche : rédige une offre d’emploi attractive en français. Format : titre, présentation de la structure (3 lignes), missions (5 puces), profil recherché (compétences et expérience), conditions, modalités de candidature. Contraintes : aucune mention d’âge, de sexe, d’origine, de situation familiale ou d’apparence ; formulation inclusive ; ne pas inventer d’avantages non indiqués.
Contrôle de conformité d’une annonce
Tu es juriste en droit du travail. Analyse l’annonce ci-dessous et signale toute mention susceptible d’être discriminatoire ou contraire au Code du travail (âge, sexe, origine, santé, apparence, langue, lieu de résidence…). Format : tableau « extrait / problème / reformulation proposée ». Contraintes : cite les articles sans les inventer ; indique « à vérifier » en cas de doute. [coller l’annonce, sans nom de candidat]
Fiche de poste
Tu es assistant(e) RH. Contexte : poste de [intitulé] dans un organisme de formation de [effectif] salariés. Tâche : rédige une fiche de poste. Format : finalité, missions principales, activités, compétences (savoirs, savoir-faire, savoir-être), relations internes et externes, conditions d’exercice. Contraintes : vocabulaire simple ; signale les rubriques que je dois compléter moi-même.
Trame d’entretien professionnel
Tu es responsable du développement des compétences. Tâche : propose une trame d’entretien professionnel (article L6315-1 du Code du travail), distincte de l’entretien d’évaluation. Format : rubriques avec 2 à 3 questions ouvertes chacune, encadré « points de vigilance » pour le manager. Contraintes : aucune question sur la santé, la vie privée ou la performance ; à compléter hors IA pour chaque salarié.
Parcours d’intégration
Tu es assistant(e) RH. Contexte : arrivée d’un(e) [intitulé du poste] le [date], équipe de [n] personnes. Tâche : construis un parcours d’intégration sur 4 semaines. Format : tableau semaine / actions / interlocuteur / support remis. Contraintes : inclure la présentation de la charte d’usage de l’IA et du règlement intérieur.
Note d’information claire
Reformule la note ci-dessous pour qu’elle soit comprise par tous les salariés. Format : titre, l’essentiel en 3 phrases, ce qui change, ce que vous devez faire, contact. Contraintes : ne change pas le sens juridique ; signale toute phrase ambiguë. [coller la note, sans données nominatives]
Points de vigilance juridiques
Autorisé
- Rédiger offres, fiches de poste et courriers types sans données nominatives
- Préparer des trames génériques (entretiens, intégration)
- Reformuler une note interne
Encadré
- Traiter des données de salariés dans un outil validé (contrat RGPD, registre)
- Présélection de CV : information préalable des candidats, décision humaine, haut risque AI Act
- Introduire un nouvel outil : information-consultation du CSE (≥ 50 salariés)
Interdit
- Saisir un dossier disciplinaire, médical ou un NIR dans une IA grand public
- Mentionner une limite d’âge ou un critère discriminatoire dans une offre
- Analyser les émotions des candidats ou salariés (AI Act art. 5)
- Surveiller l’usage individuel de l’IA à l’insu des salariés
QCM du parcours
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